Atelier le Collygée Le site d'un café-atelier de Montpellier, avec les inscriptions aux ateliers, la location de la salle et un espace de gestion pour la gérante.

Au 1 rue Achille Bégé, à Boutonnet, l'Atelier le Collygée est un café-coworking, une micro-librairie et une salle d'ateliers. Les ateliers créatifs se font sur inscription. Le reste du temps, la salle se loue à l'heure, à la demi-journée ou à la journée.

Anne, la gérante, s'occupe de tout : les inscriptions, les demandes de salle, les horaires, les nouvelles du lieu. Il lui fallait un site qui prenne ces demandes à sa place, et un seul endroit pour y répondre.

Sur la page d'un atelier, le visiteur choisit son nombre de places, laisse son nom et son e-mail, puis paie l'acompte par carte, avec Stripe. Sa place lui est gardée 30 minutes, et l'e-mail de confirmation part dès que le paiement arrive. Pour un atelier sans acompte, le bouton devient « Réserver ma place » : la place est confirmée tout de suite et tout se règle sur place.

Pour la salle, il choisit une formule, une date, puis un créneau parmi ceux qui restent libres (en test, d'après les horaires et les réservations enregistrées sur le site). Sa demande part chez Anne, en attente de sa réponse. Une demande restée sans réponse à sa date expire d'elle-même, et le demandeur est invité à en refaire une.

En ouvrant son espace, Anne voit quatre compteurs : demandes à valider, ateliers à venir, ateliers à compléter, inscriptions à traiter. Pour un nouvel atelier, elle remplit date, horaires, places et prix, et une phrase lui dit tout de suite si la salle est libre. Un atelier qui revient se duplique pour une autre date, en brouillon, sans ses inscrits.

Si elle annule un atelier, l'écran lui dit combien d'inscriptions sont concernées, libère la salle et fait passer chaque inscrit à « À traiter ». Elle prévient les personnes, rembourse l'acompte dans Stripe, puis appuie sur « Marquer remboursée ». Tant qu'un acompte reste à rembourser, l'atelier ne peut pas être supprimé.

Pour une demande de salle, « Accepter » confirme la location, ou envoie un lien pour payer l'acompte, valable 48 heures, selon le réglage qu'elle a choisi. « Refuser » ouvre un champ pour le motif, repris dans l'e-mail envoyé à la personne, et libère le créneau.

Dans « Modifier le site », chaque page a sa partie : accueil, café, librairie, horaires, location, informations pratiques. Ses changements s'enregistrent tout seuls dans un brouillon marqué « Modifié », et « Voir l'aperçu » lui montre le site tel qu'il sera. Elle publie quand tout lui convient, ou abandonne et retrouve ce qui est en ligne.

Une erreur publiée se rattrape dans l'historique : elle choisit l'une des 20 dernières versions, appuie sur « Restaurer cette version », et le site revient aussitôt en arrière. La restauration crée elle-même une version, ce qui permet de revenir encore sur ce retour.

Elle écrit aussi les articles du carnet. Une date à venir programme la parution, et « Afficher sur l'accueil » met l'article en avant à la place du précédent.

Dans cette version, aucun paiement n'est prélevé, aucun e-mail ne part, et les ateliers, inscrits et demandes affichés sont des exemples. On lui a remis un guide de 16 pages, écrit avec les mots de ses écrans, de la connexion au remboursement d'un acompte. Pour chaque remarque, il lui demande la page, ce qu'elle voulait faire et ce qui s'est passé.

À l'ouverture, le site sera relié à son agenda Google « Salle atelier », qu'il relira toutes les cinq minutes. Une journée notée « Fermé » ne sera plus proposée à la location, et un atelier déplacé dans l'agenda fera passer ses inscrits à « À traiter ».

Un projet comme celui-ci se fait avec un seul interlocuteur, du premier appel à la mise en ligne. Les ateliers vendus en ligne relèvent de la Boutique en ligne, la location et la gestion de la salle de Logiciels & IA : formules et prix sur ces deux pages.